Un dosar de acte este primit din prima atunci când conține exact documentele din lista instituției, în forma cerută și în ordinea indicată. Cele mai multe respingeri la ghișeu nu vin din lipsa unui act, ci din forma lui: o copie simplă în loc de una legalizată, o adeverință expirată sau o traducere neautorizată. Câteva verificări făcute acasă scurtează considerabil drumul.
De unde se află ce acte cer pentru un dosar?
Lista oficială de documente se ia de la instituția care primește dosarul: de pe site-ul ei, de la avizier sau de la registratură. Listele preluate de pe forumuri ori de la cunoscuți pot fi incomplete sau depășite, pentru că cerințele se schimbă și diferă uneori de la un județ la altul.
Lista se citește integral, cu atenție la trei precizări: dacă se cere original sau copie, dacă un act are o valabilitate limitată și dacă documentele străine trebuie traduse sau apostilate.
Care este diferența dintre copie simplă, certificată și legalizată?
Copia simplă este o fotocopie obișnuită, copia certificată „conform cu originalul” este semnată de funcționarul care vede originalul, iar copia legalizată este atestată de notar. Fiecare are un rol diferit, iar instituția precizează ce formă acceptă.
| Tip de copie | Cine o face | Când se folosește de regulă |
|---|---|---|
| Copie simplă | Oricine, la copiator | Când instituția cere doar informativ actul |
| Copie „conform cu originalul” | Funcționarul de la ghișeu, pe baza originalului | La depunerea în persoană, cu originalul la vedere |
| Copie legalizată | Notarul public | Când originalul nu poate fi prezentat sau când actul se trimite prin poștă |
| Traducere autorizată | Traducător autorizat, eventual cu legalizare notarială | Pentru acte redactate în altă limbă |
Pentru documentele românești folosite în străinătate și invers poate fi necesară apostila sau supralegalizarea, în funcție de țară. Pașii acestor proceduri sunt descriși în ghidul pentru pregătirea documentelor înainte de plecarea în străinătate, iar rolul actelor încheiate la notar este explicat în articolul despre documentele notariale.
Ce este opisul și cum se face?
Opisul este lista numerotată a documentelor din dosar, pusă pe prima pagină, cu numărul de file al fiecărui act. Unele instituții îl cer explicit, dar chiar și acolo unde nu este obligatoriu, opisul ajută funcționarul să verifice repede dosarul și oferă petentului o evidență a ce a depus.
- Fiecare rând conține numărul curent, denumirea documentului și numărul de file.
- Filele se numerotează în colțul din dreapta sus, în ordinea din opis.
- La final se trec numărul total de file, data și semnătura.
- Un exemplar al opisului se păstrează de petent și, ideal, se înregistrează odată cu dosarul.
În ce ordine se așază documentele?
Documentele se așază în ordinea din lista instituției, iar când lista nu impune o ordine, se începe cu cererea tip, urmată de actul de identitate și de celelalte documente, de la cele principale la anexe. Dosarul cu șină sau cu clapetă este preferat de multe ghișee, pentru că filele nu se pierd.
- Opisul.
- Cererea sau formularul tip, completat și semnat.
- Copia actului de identitate.
- Actele de stare civilă sau de proprietate cerute.
- Adeverințele, certificatele și avizele.
- Dovada plății taxelor, unde este cazul.
Pentru dosarele legate de locuință, cum ar fi cel de obținere a vizei de flotant, ordinea dată de formular este de obicei și cea verificată la ghișeu.
Ce verificări se fac înainte de depunere?
Înainte de depunere se verifică valabilitatea fiecărui act, concordanța datelor personale și semnăturile. Unele documente au termen de valabilitate: certificatul de cazier judiciar, de exemplu, este valabil de regulă șase luni, iar adeverințele de la angajator sau certificatele fiscale pot fi acceptate doar dacă sunt recente.
- Numele, prenumele și codul numeric personal sunt identice în toate actele.
- Cererea are data, semnătura și toate rubricile completate.
- Copiile sunt lizibile, pe ambele fețe, unde actul are text pe verso.
- Originalele cerute la vedere sunt în dosar separat, pentru a nu fi lăsate din greșeală.
După depunere, numărul de înregistrare și copia opisului se păstrează până la soluționare. Pentru situațiile cu miză juridică sau patrimonială, lista completă de acte și forma lor se confirmă cu instituția sau cu un specialist, pentru că cerințele pot varia în funcție de caz.
