Ai o listă de vreo optzeci de invitați, o dată fixată și trei locații pe care vrei să le vezi sâmbăta viitoare. Cele mai multe decizii proaste legate de un eveniment se iau exact în această etapă, din entuziasm sau din grabă: alegi locul care arată cel mai bine în fotografii și abia peste două luni descoperi ce nu ai întrebat. Merită să pui criteriile pe hârtie înainte de prima vizită.
Primul criteriu: cum circulă oamenii, nu câți încap
La prima vizită, o sala de evenimente in Bucuresti pe care o ai în cap pare, de obicei, suficientă: ai numărul de locuri, ai o schiță, ai fotografii. În realitate contează traseele. Unde stau invitații cât se aranjează mesele, pe unde ies la aer, cât de departe e barul de ringul de dans, dacă drumul spre garderobă taie chiar prin mijlocul petrecerii. Un spațiu care se împarte în zone îți permite să muți oamenii firesc, de la un moment la altul, fără anunțuri la microfon.
Tot de aici vine și diferența dintre capacitate și confort. O încăpere în care intră o sută de scaune nu e neapărat o încăpere în care o sută de oameni stau bine trei ore. Uită-te la înălțimea tavanului, la lumina naturală de la ora la care începe evenimentul, la ecoul din sală când vorbește cineva fără microfon și la cât spațiu rămâne între mese după ce se așază tacâmurile și aranjamentele.
Planul B nu se improvizează în ziua evenimentului
Orice eveniment cu o componentă în aer liber are nevoie de o variantă de rezervă, iar aceasta trebuie să fie la fel de bună, nu doar posibilă. Casa Maison Dadoo, vila de pe Strada Viitorului nr. 34, e construită exact pe logica asta: o curte de peste 530 de metri pătrați din cei aproximativ 740 ai terenului, o orangerie de circa 40 de metri pătrați și interiorul unei case ridicate la începutul secolului XX. Când începe ploaia, muți evenimentul dintr-o zonă în alta; nu îl salvezi din mers.
Accesul furnizorilor, detaliul aflat mereu prea târziu
Întreabă de la început la ce oră se poate intra pentru montaj, pe unde se descarcă, dacă există lift sau doar scări și până când trebuie eliberat spațiul. Sunt întrebări nespectaculoase, însă ele decid dacă decorul floral se poate lucra pe loc sau trebuie adus gata făcut, dacă formația apucă o probă de sunet și dacă echipa de catering nu se intersectează cu primii invitați veniți mai devreme.
Tot atunci se lămurește și partea de reguli: până la ce oră se poate ține muzica tare, ce se întâmplă cu vecinii, dacă există restricții pentru artificii sau lumânări și cine răspunde de curățenie a doua zi. Sunt lucruri care nu apar în prezentarea locației, dar pe care le simți imediat dacă rămân nediscutate.
Ce se schimbă când evenimentul e al unei companii
La organizarea unui eveniment corporate, criteriile de mai sus rămân valabile, dar li se adaugă altele: vizibilitatea brandului în spațiu, un plan tehnic pentru prezentări și sunet, semnalistica, zone separate pentru partea oficială și pentru networking. Apare și un calendar de aprobări, fiindcă decizia nu mai aparține unei singure persoane. Așa că vizita de recunoaștere se face mai devreme și cu un ochi pe detaliile tehnice, nu doar pe atmosferă.
Cine îți răspunde când ceva se schimbă
Ultimul criteriu nu ține de pereți. Contează dacă ai o singură echipă care acoperă conceptul, decorul, logistica și coordonarea sau cinci furnizori care își pasează unul altuia responsabilitatea. Maison Dadoo a pornit în 2008, la Sibiu, ca atelier de creație florală, iar din 2015, când Alexandru a mutat activitatea în inima Bucureștiului, s-a dezvoltat ca agenție full-service, cu o divizie dedicată de B2B care lucrează atât cu clienți direcți din zona de business, cât și cu majoritatea agențiilor de PR din piață.
Mergi la vizionări cu întrebările pregătite, nu doar cu telefonul în mână, gata să fotografiezi. Notează ce ai aflat de fiecare dată și compară răspunsurile, nu impresiile de moment. Dacă ai deja data fixată, următorul pas e simplu: stabilește două-trei vizite în aceeași săptămână și mergi la toate cu aceeași listă de criterii.
