Protejarea informațiilor dintr-o companie presupune și reguli pentru documentele pe hârtie. Contractele, documentele de personal, ofertele comerciale și rapoartele interne pot conține date care nu trebuie să ajungă la persoane neautorizate. De aceea, măsurile de protecție trebuie să acopere întregul traseu al documentelor, de la tipărire și utilizare până la arhivare sau distrugere.
Ce vei afla din articol
- Datele personale de pe hârtie intră sub incidența GDPR.
- Nivelurile de securitate DIN 66399 descriu cât de mărunt se taie hârtia.
- Recipientul pentru documentele de distrus are un responsabil desemnat.
- Regula internă se explică fiecărui angajat nou.
- În ce situații rămân expuse documentele tipărite?
Documentele pot ajunge la persoane neautorizate dacă sunt lăsate nesupravegheate sau eliminate fără măsuri de protecție. De exemplu, pot rămâne:
- în tava imprimantei, după tipărire;
- în coșurile obișnuite, dacă sunt aruncate fără să fie distruse;
- în sălile de ședințe, după întâlniri;
- pe birouri, după încheierea programului;
- în sacii pentru reciclare, înainte de colectare;
- în cutiile de arhivă mutate fără o evidență clară.
Acordă atenție și documentelor tipărite greșit sau în exemplare suplimentare. Dacă includ date personale ori informații confidențiale, acestea trebuie protejate și eliminate în siguranță, la fel ca documentele folosite în activitatea curentă.
- Cum se aplică GDPR documentelor tipărite?
Regulamentul general privind protecția datelor se aplică datelor personale indiferent de suport, inclusiv atunci când acestea apar în documente pe hârtie care fac parte dintr-un sistem de evidență. Organizațiile au obligația de a aplica măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea acestor date.
Regulamentul nu impune un model de echipament și nici o singură metodă de eliminare a documentelor. Măsurile se stabilesc în funcție de natura datelor și de riscurile prelucrării, așa că procedura potrivită se discută cu responsabilul cu protecția datelor, dacă firma are unul, sau cu persoana care coordonează conformitatea. Înainte să distrugi hârtiile, verifică termenul de păstrare aplicabil fiecărui tip de document.
- Ce înseamnă nivelurile de securitate ale distrugătoarelor?
Distrugătorul de documente reduce hârtia la fâșii sau la particule, în funcție de mecanismul de tăiere. Pentru hârtie, standardul DIN 66399 definește șapte niveluri de securitate, de la P-1 la P-7. Cu cât nivelul este mai ridicat, cu atât particulele rezultate sunt mai mici și reconstituirea documentului devine mai dificilă.
Când compari modele, urmărește:
- nivelul de securitate declarat de producător, nu denumirea comercială a mecanismului;
- tipul de tăiere, pentru că modelele care taie în fâșii lasă fragmente mai mari decât cele care produc particule;
- volumul de lucru, adică foile acceptate la o trecere, capacitatea coșului și timpul de funcționare continuă;
- materialele acceptate, dacă trebuie distruse și carduri sau suporturi optice.
Alegerea pornește de la cele mai sensibile documente care ajung la coș. Un model potrivit pentru un singur birou poate să nu facă față într-un departament care procesează multe documente zilnic.
Pe piața românească, distrugătoarele de documente se găsesc la furnizori de produse pentru birou care au o categorie dedicată acestor echipamente. Un exemplu este Dacris, afacere de familie românească activă din 1994, al cărei catalog cuprinde modele cu alimentare manuală sau automată și capacități diferite de tăiere. Unele dintre ele procesează și carduri sau suporturi optice, iar funcțiile de tip anti-blocare și senzorii de siguranță țin de utilizarea zilnică în birou. Pentru firmele cu mai multe puncte de lucru, configurația se poate discuta cu un account manager dedicat.
- Ce reguli interne fac diferența?
Echipamentul rezolvă partea tehnică. Restul ține de reguli pe care le aplică toți colegii:
- pui un recipient separat pentru documentele care trebuie distruse și îl marchezi clar;
- stabilești cine colectează documentele și cine se ocupă de distrugerea lor;
- așezi distrugătorul într-un loc accesibil persoanelor autorizate;
- ceri ca documentele confidențiale să nu rămână la vedere după program;
- stabilești cine verifică sălile de ședințe după întâlniri;
- incluzi procedura în instruirea angajaților noi.
Un recipient separat rămas plin zile întregi mută problema, fără să o rezolve, așa că intervalul de golire se stabilește după volumul de hârtie.
5. Ce verifici în biroul tău
Urmărește traseul documentelor de la tipărire până la distrugere sau arhivare.
- Imprimanta: cât timp rămân documentele în tavă după tipărire?
- Colectarea: documentele de distrus sunt separate de restul deșeurilor?
- Responsabilitatea: este clar cine colectează și cine distruge?
- Echipamentul: nivelul de securitate corespunde sensibilității documentelor?
- Arhiva: ai o evidență a cutiilor mutate sau scoase din depozit?
- Furnizorii: ai comparat ofertele a doi sau trei furnizori pe aceleași specificații?
Întrebări frecvente despre securitatea documentelor fizice
Ce măsuri protejează documentele fizice în afară de distrugerea lor?
Controlul accesului în perioada în care documentele sunt folosite și păstrate. Dulapurile care se încuie, spațiile de depozitare cu acces restricționat și ridicarea documentelor imediat după tipărire reduc numărul de hârtii lăsate nesupravegheate. Dacă imprimanta are funcția de eliberare securizată, documentul se tipărește după ce utilizatorul confirmă comanda la echipament.
Ce faci când volumul depășește capacitatea unui distrugător de birou?
Pentru volume mari există servicii specializate de distrugere. Înainte să alegi furnizorul, verifică modul de colectare și transport, măsurile aplicate până la distrugere și documentul pe care îl primești ca dovadă a operațiunii.
Cum gestionezi suporturile care nu sunt din hârtie?
Cardurile, suporturile optice și memoriile USB cer metode adaptate materialului și informațiilor stocate. Unele distrugătoare acceptă anumite suporturi suplimentare, cu capacitate diferită de cea pentru hârtie. Verifică instrucțiunile producătorului înainte să introduci alt material decât hârtia.
Cum verifici dacă regulile interne sunt respectate?
Verifică periodic imprimantele, sălile de ședințe și spațiile de depozitare și notează ce găsești. Dacă aceleași situații se repetă, clarifică responsabilitățile și verifică dacă toți colegii cunosc pașii.
Datele firmei circulă și pe hârtie, prin tava imprimantei, prin coșuri și prin cutiile de arhivă. Un distrugător ales după sensibilitatea documentelor, un recipient separat cu responsabil clar și o regulă explicată tuturor acoperă cea mai mare parte a riscului. Echipamentele se compară la câțiva furnizori de produse pentru birou, printre care Dacris.
Sursa foto: Magnific, Pikisuperstar
