Pachetul lunar pentru contabil are patru părți: vânzări, cumpărări, bancă și casă, personal. Trimis complet în primele cinci zile lucrătoare ale lunii următoare, în PDF sau în fotografii lizibile și pe un singur canal, el lasă timp pentru înregistrare și pentru declarațiile cu termen în a doua parte a lunii. Lista de mai jos poate fi bifată lună de lună.
Persoana care strânge documentele, fie că este administratorul, fie un coleg de la birou, are rareori pregătire contabilă. Nici nu îi trebuie. Îi ajunge o listă stabilă, parcursă la fel de fiecare dată. Reperele folosite aici sunt cele din ghidul publicat de REALCONT, firmă de contabilitate din București care lucrează cu clienții pe documente trimise electronic.
Cele patru categorii de documente
Ordinea urmează drumul banilor: ce a vândut firma, ce a cumpărat, pe unde au trecut plățile și cine a muncit.
- Vânzări: facturile emise, rapoartele Z de la casa de marcat, facturile storno și documentele de retur, contractele noi de vânzare.
- Cumpărări: facturile de la furnizori, bonurile fiscale cu codul fiscal al firmei, facturile recurente (utilități, chirie, abonamente), documentele de import și actele mijloacelor fixe.
- Bancă și casă: extrasele tuturor conturilor, registrul de casă, chitanțele și deconturile de cheltuieli.
- Personal: pontajul, cererile de concediu și certificatele medicale.
Vânzări și cumpărări: unde apar golurile
La vânzări, documentele uitate sunt de obicei cele „negative”: stornările și retururile. O factură anulată fără documentul de stornare rămâne în evidență ca venit, iar firma ajunge să datoreze taxe pentru bani pe care nu i-a încasat niciodată. Contractele noi par un detaliu, dar ele îi explică contabilului ce fel de venit este acela și cum trebuie tratat.
La cumpărări, golurile vin din două direcții. Prima ține de bonurile fiscale: fără codul fiscal al firmei trecut pe ele, nu pot susține o cheltuială a societății. A doua ține de facturile recurente, de utilități, chirie sau abonamente, care sosesc pe adrese de e-mail diferite și se pierd tocmai fiindcă vin în fiecare lună. Actele mijloacelor fixe, adică ale echipamentelor și ale altor bunuri de durată, se trimit complet, pentru că se înregistrează altfel decât o cheltuială obișnuită.
O parte din muncă a dispărut. Facturile primite prin RO e-Factura pot fi descărcate de contabil direct din SPV, așa că nu mai trebuie scanate și trimise una câte una.
Bancă și casă: toate extrasele, în format electronic
Extrasele se descarcă din internet banking, în format electronic, pentru toate conturile firmei, inclusiv pentru cele folosite rar. Un cont în valută cu două operațiuni pe lună este uitat frecvent, iar lipsa lui lasă luna neînchisă. Fotografia unui ecran de telefon cu ultimele tranzacții nu ține loc de extras.
Pentru numerar, pachetul cuprinde registrul de casă, chitanțele și deconturile de cheltuieli. Decontul este documentul prin care firma îi recunoaște unui angajat sau administratorului ce a plătit din buzunarul propriu în interesul societății. Fără el, bonurile respective rămân simple hârtii.
Personal: ce intră în pachet și ce pleacă imediat
Pontajul, cererile de concediu și certificatele medicale stau la baza calculului salarial și se trimit odată cu restul actelor sau la data convenită pentru salarizare. Actele de angajare fac excepție și sunt cauza obișnuită a încurcăturilor. Ele nu așteaptă pachetul lunar. Se trimit imediat, pentru că au termene proprii în REGES-ONLINE: potrivit site-ului, angajarea se transmite cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Un contract nou pus la dosarul lunii și trimis după două săptămâni ajunge la contabil mult prea târziu.
Termenul practic și formatul
Ghidul indică drept termen obișnuit de predare a pachetului complet primele cinci zile lucrătoare ale lunii următoare. Explicația stă în calendarul declarațiilor: același ghid amintește că decontul de TVA (D300) are termen pe 25, iar declarația D394 pe 30. Documentele sosite abia pe 20 îi lasă contabilului câteva zile pentru înregistrare, verificare și întrebări, adică tocmai lucrul pe ultima sută de metri din care se nasc erorile.
Formatul contează la fel de mult ca data. Înainte de trimitere, câteva verificări scurte:
- fișierele sunt PDF-uri sau fotografii lizibile, cu documentul întreg în cadru;
- denumirile sunt consecvente, astfel încât un extras să poată fi deosebit de o factură fără a fi deschis;
- totul pleacă pe un singur canal, nu împărțit între e-mail și aplicații de mesagerie;
- documentul care încă lipsește este semnalat explicit, cu data la care va fi trimis;
- actele de angajare ale lunii au fost deja transmise separat.
Semnalarea lipsurilor pare un amănunt de politețe. Este, de fapt, informație de lucru: contabilul care știe că mai vine o factură o așteaptă, cel care nu știe închide luna fără ea.
Ce se întâmplă când actele lipsesc
Urmările sunt două. O cheltuială fără document rămâne nedeductibilă, deci firma plătește un impozit mai mare decât ar datora cu actele în regulă. Iar un document apărut după depunerea declarației duce la declarații rectificative, adică la muncă refăcută și la explicații suplimentare.
Trimiterea către contabil nu înlocuiește păstrarea. Potrivit ghidului, registrele și documentele justificative se păstrează 5 ani, conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991. Termenele amintite aici erau în vigoare la data documentării; contabilul firmei le confirmă pe cele aplicabile. Întreaga listă a documentelor trimise lunar contabilului este detaliată pe site-ul REALCONT, împreună cu situațiile speciale.
O listă generală acoperă cazul obișnuit. Firmele cu importuri, cu stocuri sau cu mai multe puncte de lucru au documente în plus, iar lista lor se stabilește cu contabilul, de preferat în scris, la începutul colaborării. REALCONT le trimite la rândul său clienților, lunar, o situație a firmei, cu rezultatul lunii și cu taxele de plată, astfel încât drumul documentelor să aibă și un răspuns.
